Ambtelijk Secretaris Ondernemersraad

Als ambtelijk secretaris ondersteun je de OR en het dagelijks bestuur bij de uitvoering van hun taken. Je werkt zelfstandig en onafhankelijk en bent een belangrijke sparringpartner voor de voorzitter, het DB en de OR-leden.

Je houdt je onder andere bezig met:

• het voorbereiden, plannen en coördineren van OR- en DB-vergaderingen;
• het opstellen van agenda’s in overleg met de voorzitter en het DB;
• het verzamelen, voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken;
• het notuleren van vergaderingen en opstellen van besluiten- en actielijsten;
• het bewaken van actiepunten, procedures en termijnen;
• het signaleren van relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving, waaronder de Wet op de ondernemingsraden (WOR);
• het ondersteunen bij advies- en instemmingsaanvragen;
• het meedenken over processen en besluitvorming;
• het beheren van de documentatie en het archief van de OR;
• het ondersteunen van de communicatie richting achterban en bestuurder.

Je bent daarnaast alert op wat er speelt binnen de organisatie en weet relevante ontwikkelingen te vertalen naar de OR. Je ziet waar processen beter of efficiënter kunnen en doet voorstellen om de ondersteuning van de medezeggenschap verder te professionaliseren.

De vergaderstructuur kent een vast wekelijks moment op dinsdag: de ene week overleg je met het dagelijks bestuur, de andere week vindt de vergadering met de voltallige OR plaats.

Je bent organisatorisch sterk, werkt nauwkeurig en houdt gemakkelijk overzicht wanneer er meerdere onderwerpen en deadlines tegelijk spelen. Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk, en weet complexe informatie op een toegankelijke manier te structureren.

Daarnaast:

• heb je kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR);
• heb je ervaring met verslaglegging en het coördineren van vergaderprocessen;
• is ervaring met bestuurlijke processen en/of medezeggenschap een pré;
• ben je analytisch en goed in het ordenen en structureren van informatie;
• werk je proactief, zelfstandig en zorgvuldig;
• ben je discreet en integer en weet je vertrouwelijke informatie op de juiste manier te behandelen;
• ben je omgevingssensitief en voel je goed aan welke belangen en verhoudingen binnen de organisatie een rol spelen.

Je vindt het leuk om mee te denken, maar begrijpt tegelijkertijd dat je rol onafhankelijk is. Je weet wanneer je moet adviseren, wanneer je moet doorvragen en wanneer je juist op de achtergrond moet blijven.

Wat bieden wij jou

Als ambtelijk secretaris krijg je een zelfstandige en betekenisvolle rol waarin je direct bijdraagt aan een professionele medezeggenschap. Je werkt nauw samen met de voorzitter, het dagelijks bestuur en de leden van de ondernemingsraad en hebt daarbij ruimte om de ondersteuning en processen verder te verbeteren.

Je kunt rekenen op:

• een zelfstandige functie met een duidelijke positie binnen de medezeggenschap;
• een afwisselend takenpakket waarin organisatie, inhoud en proces samenkomen;
• de ruimte om actief mee te denken over verbetering en professionalisering;
• een werkomgeving waarin zorgvuldigheid, vertrouwen en samenwerking centraal staan;
• een rol waarin jouw organisatorische én inhoudelijke kwaliteiten volledig tot hun recht komen.
• Het betreft een functie voor 8 uur per week

GrandVision Benelux, onderdeel van EssilorLuxottica groep, wereldwijd med-tech marktleider in brillenglazen, monturen en zonnebrillen. Wij geven jong en oud de magische ervaring van optimaal zicht. In de Benelux voert GrandVision de merken Pearle Opticiens en GrandOptical. Wij zijn trots om het keurmerk Top Employer 2026 te dragen, wat aantoont dat wij investeren in een fijne werkomgeving en goed HR-beleid bij GrandVision Benelux, Pearle Nederland en GrandOptical.

Wil jij bijdragen aan een inspirerende winkelbeleving voor onze klanten en jezelf verder ontwikkelen binnen retail marketing en visual merchandising? Manon, Corporate Recruiter, vertelt je graag meer over deze functie.